# Vom Kontaktformular zum Deal — ohne Abtippen > Wie eine Maklerin Website-Anfragen in einem Schritt in Kontakt und Deal verwandelt — mit Einwilligungsnachweis, verknüpftem Objekt und Provision. Mit Screenshots. Kanonisch: https://capitality.io/geschichten/anfrage-zum-deal · English version: https://capitality.io/geschichten/anfrage-zum-deal.md · Alle Geschichten: https://capitality.io/geschichten.de.md Quelle: generiert aus `apps/landing/src/app/content/stories/anfrage-zum-deal.json` durch `apps/landing/scripts/build-story-twins.mjs` — nicht von Hand bearbeiten. Stand: 2026-09-27. Die Personen und Büros in unseren Geschichten sind erfunden, die Abläufe typisch für Maklerbüros in Deutschland. Die Screenshots stammen aus dem Produkt, aufgenommen mit Beispieldaten. **Lea Brandt** (Fiktive Person) — Maklerin, Veedelwerk Immobilien, Köln-Ehrenfeld. Seit acht Jahren im Verkauf von Bestandswohnungen in Ehrenfeld, Nippes und Sülz. Arbeitet in einem Büro mit vier Leuten. Liebt Besichtigungen, hasst Copy-and-paste. Lea Brandt verkauft Wohnungen in Köln-Ehrenfeld. Montags warten zwanzig Anfragen auf sie. Früher hieß das: kopieren, einfügen, suchen, verknüpfen. Heute wird aus jeder Anfrage mit einem Dialog ein Deal — mit Käufer, Objekt und Einwilligungsnachweis. ## Kurz gesagt - Anfragen aus dem Website-Formular landen mit Einwilligungsnachweis im Posteingang: Zeitpunkt, Wortlaut, Formularstand. - „Deal anlegen“ übernimmt Kontakt und Nachricht; Objekt oder Inserat verknüpfen Sie mit einer Suche. - Der Deal erscheint danach am Objekt und am Kontakt — niemand muss ihn dort noch einmal eintragen. ## Die Ausgangslage: Jede Anfrage wird dreimal abgetippt: ins CRM, in die Pipeline, in die Notiz. Veedelwerk Immobilien vermarktet rund zwanzig Wohnungen gleichzeitig. Nach jedem neuen Inserat kommen Anfragen: über das Kontaktformular der Website, per E-Mail, am Telefon. Jede davon hat Lea früher von Hand übertragen — Name, E-Mail und Telefon ins CRM, einen Vorgang in die Pipeline, den Text der Anfrage als Notiz, dazu die Verknüpfung zum richtigen Objekt. Das kostet nicht nur Zeit. Wenn zwei Kolleginnen dieselbe Anfrage bearbeiten, bekommt der Interessent zwei Antworten — oder gar keine. Welche Anfrage gehört zu welcher Wohnung? Wer hat zurückgerufen? Und wenn ein Interessent fragt, woher das Büro seine Daten hat, sucht Lea im Postfach nach dem Formular von vor drei Wochen. Lea wollte keine neue Software, sie wollte weniger Klicks: Eine Anfrage soll mit dem ersten Klick zu dem werden, was sie ist — ein möglicher Verkauf an einem bestimmten Objekt. ## So läuft es mit Capitality Fünf Bilder, ein Vorgang: Klaus Wagner fragt über das Website-Formular nach der 3-Zimmer-Wohnung in der Körnerstraße. ### Schritt 01 — Die Anfrage kommt an — mit Nachweis Das Formular auf der Website schickt die Anfrage direkt in den Posteingang. Neben Name, E-Mail, Telefon und Nachricht steht, wann Klaus Wagner welcher Einwilligung zugestimmt hat und welche Datenschutzerklärung dabei verlinkt war. ![Anfrage von Klaus Wagner im Posteingang: übermittelte Felder und die Einwilligung mit Zeitpunkt, Formularstand und verlinkter Datenschutzerklärung.](https://capitality.io/geschichten/anfrage-zum-deal/01-anfrage-mit-einwilligung-large.webp) ### Schritt 02 — Ein Klick: „Deal anlegen“ Der Dialog ist schon ausgefüllt: Klaus Wagner als Käufer, seine Nachricht als Notiz, das Verkaufs-Board und die erste Phase. Lea muss nichts abtippen. ![Dialog „Neuer Deal“, vorbefüllt mit Titel, Board „Verkaufspipeline“, Phase „Erstkontakt“, Klaus Wagner als Käufer und dem Anfragetext als Notiz.](https://capitality.io/geschichten/anfrage-zum-deal/02-deal-anlegen-vorbefuellt-large.webp) ### Schritt 03 — Das Objekt finden, ohne zu suchen Ein Suchfeld für alle Datensätze: Lea tippt den Straßennamen, Capitality zeigt Objekte, Einheiten und Inserate — nach Art gruppiert. Enter übernimmt den ersten Treffer. ![Suche im Deal-Dialog nach „Körner“: Treffer gruppiert nach Objekten und Einheiten, darüber Filter für Personen, Unternehmen, Objekte, Einheiten und Inserate.](https://capitality.io/geschichten/anfrage-zum-deal/03-objekt-suchen-large.webp) ### Schritt 04 — Käufer, Inserat, Objekt — in einem Schritt verknüpft Lea wählt das Inserat; das Objekt, zu dem es gehört, kommt automatisch dazu. Der Titel setzt sich aus Objekt und Käufer zusammen. Die erwartete Provision trägt sie selbst ein: 3,57 % inklusive Mehrwertsteuer von jeder Seite, bei 489.000 € Kaufpreis. ![Neuer Deal mit drei verknüpften Datensätzen: Klaus Wagner als Käufer, das Inserat und das zugehörige Objekt; erwartete Provision 34.915 Euro.](https://capitality.io/geschichten/anfrage-zum-deal/04-kaeufer-inserat-objekt-large.webp) ### Schritt 05 — Erledigt — und überall sichtbar Die Anfrage ist als verarbeitet markiert, Klaus Wagner als Kontakt gespeichert. Der Deal steht in der Pipeline und erscheint am Objekt, am Inserat und am Kontakt. Wäre die E-Mail-Adresse schon bekannt gewesen, hätte Capitality die Anfrage mit dem vorhandenen Kontakt verknüpft, statt eine Dublette anzulegen. ![Anfrage mit Status „Verarbeitet“, gespeichertem Kontakt Klaus Wagner und der Meldung, dass der Deal angelegt wurde, mit Link zum Öffnen.](https://capitality.io/geschichten/anfrage-zum-deal/05-anfrage-verarbeitet-large.webp) ## Was davon heute im Produkt ist Die Geschichte zeigt nur, was heute im Produkt ist. Was daneben im Bau oder geplant ist, ist so markiert — mit denselben Zeichen wie auf der Makler-Seite. Legende: ✓ heute im Produkt · → im Bau · ○ geplant - ✓ Website-Formular und Anfragen-Eingang - ✓ Kontakte und Firmen mit Einwilligungshistorie (Double-Opt-in) - ✓ Deal-Pipeline (Kanban) mit Provision in Euro und Pipeline-Wert - → Portal-Anfragen automatisch in die Pipeline - → E-Mail-Antworten am Kontakt ## Die Kurzfassung für Ihr Team 1. Unter Einstellungen → Eingang ein Website-Formular anlegen und den Code-Schnipsel auf der eigenen Website einfügen. 2. Neue Anfragen im Posteingang öffnen; Einwilligung und Nachricht stehen direkt am Eingang. 3. „Deal anlegen“ wählen — Kontakt, Notiz, Board und Phase sind vorbefüllt. 4. Objekt oder Inserat über die Suche verknüpfen, Rollen und erwartete Provision setzen. 5. Den Deal anlegen. Die Anfrage ist erledigt, der Deal hängt am Objekt und am Kontakt. ## Häufige Fragen **Wie dokumentiere ich die Einwilligung aus dem Kontaktformular?** Wenn Sie für die Kontaktaufnahme eine Einwilligung einholen, müssen Sie sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Capitality speichert zu jeder Anfrage den Wortlaut der Einwilligung, den Zeitpunkt, den Formularstand und die verlinkte Datenschutzerklärung — direkt am Eingang. **Was passiert, wenn der Interessent schon als Kontakt existiert?** Kennt Capitality die E-Mail-Adresse, wird die Anfrage mit der bestehenden Person verknüpft. So entstehen keine Dubletten, und die Historie des Kontakts bleibt an einem Ort. **Kann ich das Formular in meine bestehende Website einbauen?** Ja. Capitality hostet das Formular, ein Code-Schnipsel bindet es auf jeder Website ein. Felder, Texte, erlaubte Websites und den Link zur Datenschutzerklärung legen Sie in den Einstellungen fest. **Kommen Anfragen aus ImmoScout24 und anderen Portalen auch an?** Noch nicht automatisch: Portal-Anfragen direkt in die Pipeline sind im Bau. Heute kommen Anfragen über das Website-Formular in den Posteingang. **Warum 3,57 % Provision von jeder Seite?** Lässt sich ein Makler bei einer Wohnung oder einem Einfamilienhaus von Verkäufer und Käufer eine Provision versprechen, müssen sich beide in gleicher Höhe verpflichten, wenn der Käufer Verbraucher ist (§ 656c BGB). 3,57 % sind 3 % zuzüglich 19 % Umsatzsteuer; die Höhe selbst ist verhandelbar. ## Rechtsgrundlagen und Quellen - [Art. 7 DSGVO — Bedingungen für die Einwilligung](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679) - [§ 656c BGB — Lohnanspruch bei Tätigkeit für beide Parteien](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__656c.html) Die Hinweise sind keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der geltenden Fassung. ## Weitere Geschichten - [GwG-Prüfung: Wer hat was wann geprüft?](https://capitality.io/geschichten/gwg-pruefung-makler) — Die Nachweise liegen in Ordnern, Postfächern und Köpfen — bis die Aufsicht fragt. - [Pflichtangaben im Exposé — geprüft, bevor es rausgeht](https://capitality.io/geschichten/expose-pflichtangaben) — Eine fehlende Energieausweis-Angabe reicht für eine Abmahnung. ## Welche Geschichte erzählt Ihr Büro? 30 Minuten auf Ihrem Bestand: Anfrage, Deal, Exposé-Prüfung, GwG-Check — an Ihren eigenen Objekten statt an unseren Beispieldaten. Antwort am selben Werktag. Ein bis drei Design-Partner-Plätze für Maklerbüros im DACH-Raum: direkter Draht zum Produktteam, Ihre Reihenfolge bestimmt den Bau. Kontakt: die Schaltflächen „Demo auf Ihrem Bestand“ und „Design-Partner werden“ auf https://capitality.io/immobilienvertrieb öffnen eine E-Mail an uns (Antwort am selben Werktag).