# GwG-Prüfung im Maklerbüro: Wer hat was wann geprüft?

> Wie ein Maklerbüro die GwG-Prüfung am Deal dokumentiert: Identifizierung, PEP-Abfrage, Mittelherkunft, fünf Jahre Aufbewahrung — mit Screenshots aus dem Produkt.

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Die Personen und Büros in unseren Geschichten sind erfunden, die Abläufe typisch für Maklerbüros in Deutschland. Die Screenshots stammen aus dem Produkt, aufgenommen mit Beispieldaten.

**Martin Scholz** (Fiktive Person) — Inhaber, Veedelwerk Immobilien, Köln. Hat Veedelwerk Immobilien 2012 gegründet, vier Leute im Team, Schwerpunkt Eigentumswohnungen im Kölner Westen. Will montags wissen, wo jeder Deal steht — ohne vier Telefonate.

Martin Scholz führt Veedelwerk Immobilien und steht für die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz gerade. Früher lagen die Nachweise verteilt in Ordnern und Postfächern. Heute stehen sie am Deal — mit Namen, Datum und Notiz zu jedem Schritt.

## Kurz gesagt

- Die GwG-Prüfung ist Teil jedes Deals: sechs Schritte von der Identifizierung bis zur Ablage, jeder mit Notiz, Name und Datum.
- Ein Deal mit GwG-Nachweis lässt sich nicht löschen — er wird auf „Verloren“ gesetzt und bleibt erhalten.
- Pipeline-Wert und Auswertung zeigen, wo jeder Deal steht, ohne dass jemand eine Liste pflegt.

## Die Ausgangslage: Die Nachweise liegen in Ordnern, Postfächern und Köpfen — bis die Aufsicht fragt.

Immobilienmakler sind nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete. Für jeden Verkauf müssen sie Verkäufer und Käufer identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte feststellen, prüfen, ob eine politisch exponierte Person beteiligt ist, und die Unterlagen fünf Jahre aufbewahren. Verantwortlich dafür ist am Ende der Inhaber.

Bei Veedelwerk lagen diese Nachweise lange dort, wo sie gerade entstanden: Ausweiskopien im Ordner, die Finanzierungsbestätigung im Postfach, der Rest im Kopf der Kollegin, die den Verkauf betreut hat. Wer einen Vorgang Monate später nachvollziehen wollte, musste suchen — und hoffen, dass niemand den alten Eintrag im CRM gelöscht hatte.

Martin wollte keine zweite Akte, sondern eine Stelle, an der die Prüfung zum Deal gehört: sichtbar für das Team, nachvollziehbar für ihn und geschützt vor dem Aufräumen.

## So läuft es mit Capitality

Fünf Bilder aus dem Verkauf einer Eigentumswohnung in Ehrenfeld: Lea Brandt betreut den Deal, Martin Scholz behält den Überblick.

### Schritt 01 — Die Prüfung sitzt im Deal

Sechs Schritte, jeder mit einem Hinweis, was als Nachweis taugt. Wer einen Schritt abhakt, steht mit Namen und Datum daneben; die Notiz sagt, wie geprüft wurde. Dazu kommt die Risikoeinstufung. Capitality prüft nichts automatisch — es hält fest, was Ihr Team geprüft hat.

![GwG-Prüfung am Deal: fünf von sechs Schritten erledigt, jeweils mit „Lea Brandt · 27.09.2026“ und einer Notiz, etwa „Personalausweis im Original vorgelegt, Kopie in der Objektakte“.](https://capitality.io/geschichten/gwg-pruefung-makler/01-gwg-pruefung-im-deal-large.webp)

### Schritt 02 — Wer ist Käufer, wer Verkäufer?

Beide Parteien hängen mit ihrer Rolle am Deal. So ist klar, wen das Team identifizieren muss — und wer im Kaufvertrag auf welcher Seite steht.

![Unterer Teil der GwG-Prüfung mit der Risikoeinstufung „Normal“ und die Verknüpfungen des Deals: Klaus Wagner mit der Rolle Käufer, Maria Becker mit der Rolle Verkäufer.](https://capitality.io/geschichten/gwg-pruefung-makler/02-kaeufer-und-verkaeufer-large.webp)

### Schritt 03 — Löschen? Nicht mit GwG-Akte

Versucht jemand, den Deal zu löschen, lehnt Capitality ab: Die Unterlagen müssen fünf Jahre aufbewahrt werden (§ 8 GwG). Statt zu löschen, setzt das Team den Deal auf „Verloren“ — die Akte bleibt erhalten.

![Meldung beim Löschversuch: „Dieser Deal enthält eine GwG-Prüfung und muss fünf Jahre aufbewahrt werden (§ 8 GwG). Setzen Sie ihn auf „Verloren“, statt ihn zu löschen.“](https://capitality.io/geschichten/gwg-pruefung-makler/03-aufbewahren-statt-loeschen-large.webp)

### Schritt 04 — Montagmorgen: die Pipeline in Euro

Jede Karte ist ein Deal mit erwarteter Provision, jede Spalte eine Phase — von Erstkontakt bis Abschluss. Oben steht der Pipeline-Wert.

![Verkaufspipeline mit vier Phasen — Erstkontakt, Besichtigung, Angebot, Abschluss — und je einem Deal mit erwarteter Provision; Pipeline-Wert 142.658 Euro.](https://capitality.io/geschichten/gwg-pruefung-makler/04-pipeline-in-euro-large.webp)

### Schritt 05 — Die Auswertung

Offene, gewonnene und verlorene Deals, die Provision je Phase, wie viele Deals es in die nächste Phase schaffen — und welche seit mehr als 14 Tagen stillstehen. Der Pipeline-Wert umfasst offene und gewonnene Deals.

![Pipeline-Auswertung: drei offene Deals, Pipeline-Wert 142.658 Euro, ein gewonnener Deal; darunter eine Tabelle nach Phase mit Provision, Verweildauer und Quote zur nächsten Phase.](https://capitality.io/geschichten/gwg-pruefung-makler/05-pipeline-auswertung-large.webp)

## Was davon heute im Produkt ist

Die Geschichte zeigt nur, was heute im Produkt ist. Was daneben im Bau oder geplant ist, ist so markiert — mit denselben Zeichen wie auf der Makler-Seite.

Legende: ✓ heute im Produkt · → im Bau · ○ geplant

- ✓ GwG-Checkliste am Deal mit Nachweisen, Risikoeinstufung und Historie
- ✓ Deal-Pipeline (Kanban) mit Provision in Euro und Pipeline-Wert
- ✓ Pipeline-Bericht: Deals je Phase, Verweildauer, festhängende Deals
- ○ Provisionsrechnung

## Die Kurzfassung für Ihr Team

1. Deals auf einem Verkaufs-Board anlegen — etwa direkt aus einer Anfrage.
2. Käufer und Verkäufer mit ihrer Rolle am Deal verknüpfen.
3. Die Schritte der GwG-Prüfung abhaken und zu jedem notieren, wie geprüft wurde.
4. Die Risikoeinstufung setzen und den Ablageort der Unterlagen festhalten.
5. Abgesagte Deals auf „Verloren“ setzen, statt sie zu löschen.

## Häufige Fragen

**Gilt das Geldwäschegesetz für Immobilienmakler?**
Ja. Immobilienmakler sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG — beim Kauf und Verkauf immer, bei der Vermittlung von Miet- und Pachtverträgen ab einer Monatsmiete von 10.000 Euro.

**Wann muss der Käufer identifiziert werden?**
Sobald der Vertragspartner des Maklervertrags ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind (§ 11 Abs. 2 GwG). Capitality nennt diesen Zeitpunkt direkt am Prüfschritt.

**Wie lange müssen GwG-Unterlagen aufbewahrt werden?**
Fünf Jahre (§ 8 Abs. 4 GwG). Deshalb lässt Capitality Deals mit GwG-Nachweis nicht löschen; sie werden auf „Verloren“ gesetzt und bleiben mit ihrer Historie erhalten.

**Prüft Capitality PEP-Listen oder das Transparenzregister automatisch?**
Nein. Die Prüfung machen Sie oder Ihr Team; Capitality hält fest, wer was wann geprüft hat, mit Ihrer Notiz als Nachweis. Jede Änderung — abgehakt, zurückgenommen, Notiz geändert — steht in der Historie des Deals.

## Rechtsgrundlagen und Quellen

- [§ 2 GwG — Verpflichtete](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__2.html)
- [§ 8 GwG — Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__8.html)
- [§ 10 GwG — Allgemeine Sorgfaltspflichten](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__10.html)
- [§ 11 GwG — Identifizierung](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__11.html)

Die Hinweise sind keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der geltenden Fassung.

## Weitere Geschichten

- [Vom Kontaktformular zum Deal — ohne Abtippen](https://capitality.io/geschichten/anfrage-zum-deal) — Jede Anfrage wird dreimal abgetippt: ins CRM, in die Pipeline, in die Notiz.
- [Pflichtangaben im Exposé — geprüft, bevor es rausgeht](https://capitality.io/geschichten/expose-pflichtangaben) — Eine fehlende Energieausweis-Angabe reicht für eine Abmahnung.

## Welche Geschichte erzählt Ihr Büro?

30 Minuten auf Ihrem Bestand: Anfrage, Deal, Exposé-Prüfung, GwG-Check — an Ihren eigenen Objekten statt an unseren Beispieldaten. Antwort am selben Werktag. Ein bis drei Design-Partner-Plätze für Maklerbüros im DACH-Raum: direkter Draht zum Produktteam, Ihre Reihenfolge bestimmt den Bau.

Kontakt: die Schaltflächen „Demo auf Ihrem Bestand“ und „Design-Partner werden“ auf https://capitality.io/immobilienvertrieb öffnen eine E-Mail an uns (Antwort am selben Werktag).