Büroleitung · Geldwäschegesetz
GwG-Prüfung im Maklerbüro: Wer hat was wann geprüft?
Martin Scholz führt Veedelwerk Immobilien und steht für die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz gerade. Früher lagen die Nachweise verteilt in Ordnern und Postfächern. Heute stehen sie am Deal — mit Namen, Datum und Notiz zu jedem Schritt.
Martin Scholz
Inhaber
Veedelwerk Immobilien · Köln
Hat Veedelwerk Immobilien 2012 gegründet, vier Leute im Team, Schwerpunkt Eigentumswohnungen im Kölner Westen. Will montags wissen, wo jeder Deal steht — ohne vier Telefonate.
Fiktive Person
Kurz gesagt
- Die GwG-Prüfung ist Teil jedes Deals: sechs Schritte von der Identifizierung bis zur Ablage, jeder mit Notiz, Name und Datum.
- Ein Deal mit GwG-Nachweis lässt sich nicht löschen — er wird auf „Verloren“ gesetzt und bleibt erhalten.
- Pipeline-Wert und Auswertung zeigen, wo jeder Deal steht, ohne dass jemand eine Liste pflegt.
01 Die Ausgangslage
Die Nachweise liegen in Ordnern, Postfächern und Köpfen — bis die Aufsicht fragt.
Immobilienmakler sind nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete. Für jeden Verkauf müssen sie Verkäufer und Käufer identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte feststellen, prüfen, ob eine politisch exponierte Person beteiligt ist, und die Unterlagen fünf Jahre aufbewahren. Verantwortlich dafür ist am Ende der Inhaber.
Bei Veedelwerk lagen diese Nachweise lange dort, wo sie gerade entstanden: Ausweiskopien im Ordner, die Finanzierungsbestätigung im Postfach, der Rest im Kopf der Kollegin, die den Verkauf betreut hat. Wer einen Vorgang Monate später nachvollziehen wollte, musste suchen — und hoffen, dass niemand den alten Eintrag im CRM gelöscht hatte.
Martin wollte keine zweite Akte, sondern eine Stelle, an der die Prüfung zum Deal gehört: sichtbar für das Team, nachvollziehbar für ihn und geschützt vor dem Aufräumen.
02 Storyboard
So läuft es mit Capitality
Fünf Bilder aus dem Verkauf einer Eigentumswohnung in Ehrenfeld: Lea Brandt betreut den Deal, Martin Scholz behält den Überblick.
- Schritt 01
Die Prüfung sitzt im Deal
Sechs Schritte, jeder mit einem Hinweis, was als Nachweis taugt. Wer einen Schritt abhakt, steht mit Namen und Datum daneben; die Notiz sagt, wie geprüft wurde. Dazu kommt die Risikoeinstufung. Capitality prüft nichts automatisch — es hält fest, was Ihr Team geprüft hat.
(Bild in voller Größe öffnen) - Schritt 02
Wer ist Käufer, wer Verkäufer?
Beide Parteien hängen mit ihrer Rolle am Deal. So ist klar, wen das Team identifizieren muss — und wer im Kaufvertrag auf welcher Seite steht.
(Bild in voller Größe öffnen) - Schritt 03
Löschen? Nicht mit GwG-Akte
Versucht jemand, den Deal zu löschen, lehnt Capitality ab: Die Unterlagen müssen fünf Jahre aufbewahrt werden (§ 8 GwG). Statt zu löschen, setzt das Team den Deal auf „Verloren“ — die Akte bleibt erhalten.
(Bild in voller Größe öffnen) - Schritt 04
Montagmorgen: die Pipeline in Euro
Jede Karte ist ein Deal mit erwarteter Provision, jede Spalte eine Phase — von Erstkontakt bis Abschluss. Oben steht der Pipeline-Wert.
(Bild in voller Größe öffnen) - Schritt 05
Die Auswertung
Offene, gewonnene und verlorene Deals, die Provision je Phase, wie viele Deals es in die nächste Phase schaffen — und welche seit mehr als 14 Tagen stillstehen. Der Pipeline-Wert umfasst offene und gewonnene Deals.
(Bild in voller Größe öffnen)
03 Stand 27. September 2026
Was davon heute im Produkt ist
Die Geschichte zeigt nur, was heute im Produkt ist. Was daneben im Bau oder geplant ist, ist so markiert — mit denselben Zeichen wie auf der Makler-Seite.
- GwG-Checkliste am Deal mit Nachweisen, Risikoeinstufung und Historie — heute im Produkt
- Deal-Pipeline (Kanban) mit Provision in Euro und Pipeline-Wert — heute im Produkt
- Pipeline-Bericht: Deals je Phase, Verweildauer, festhängende Deals — heute im Produkt
- Provisionsrechnung — geplant
Die Kurzfassung für Ihr Team
- Deals auf einem Verkaufs-Board anlegen — etwa direkt aus einer Anfrage.
- Käufer und Verkäufer mit ihrer Rolle am Deal verknüpfen.
- Die Schritte der GwG-Prüfung abhaken und zu jedem notieren, wie geprüft wurde.
- Die Risikoeinstufung setzen und den Ablageort der Unterlagen festhalten.
- Abgesagte Deals auf „Verloren“ setzen, statt sie zu löschen.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 2 GwG — Verpflichtete
- § 8 GwG — Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
- § 10 GwG — Allgemeine Sorgfaltspflichten
- § 11 GwG — Identifizierung
Die Hinweise sind keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der geltenden Fassung.
04 Fragen
Häufige Fragen
Gilt das Geldwäschegesetz für Immobilienmakler?
Ja. Immobilienmakler sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG — beim Kauf und Verkauf immer, bei der Vermittlung von Miet- und Pachtverträgen ab einer Monatsmiete von 10.000 Euro.
Wann muss der Käufer identifiziert werden?
Sobald der Vertragspartner des Maklervertrags ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind (§ 11 Abs. 2 GwG). Capitality nennt diesen Zeitpunkt direkt am Prüfschritt.
Wie lange müssen GwG-Unterlagen aufbewahrt werden?
Fünf Jahre (§ 8 Abs. 4 GwG). Deshalb lässt Capitality Deals mit GwG-Nachweis nicht löschen; sie werden auf „Verloren“ gesetzt und bleiben mit ihrer Historie erhalten.
Prüft Capitality PEP-Listen oder das Transparenzregister automatisch?
Nein. Die Prüfung machen Sie oder Ihr Team; Capitality hält fest, wer was wann geprüft hat, mit Ihrer Notiz als Nachweis. Jede Änderung — abgehakt, zurückgenommen, Notiz geändert — steht in der Historie des Deals.
