OpenImmo-Export: Ihr Umzug von FLOWFACT, onOffice oder Propstack

OpenImmo ist ein Datenformat, keine Schnittstelle: Die bisherige Software schreibt Ihre Objekte in eine XML-Datei, legt Bilder und Dokumente dazu und schickt das Paket per FTP an ein Ziel. Normalerweise ist dieses Ziel ein Portal wie immowelt. Für den Umzug setzen Sie ein eigenes Ziel ein. Wie eine Übertragung im Einzelnen abläuft, steht im Leitfaden OpenImmo erklärt.

1. Ziel anlegen: einen FTP- oder SFTP-Zugang mit eigenem Ordner einrichten, etwa bei Ihrem Webhosting — mit Server, Benutzername und Passwort.
2. Übertragen: im alten Programm ein zusätzliches „Portal“ mit diesen Zugangsdaten anlegen und alle Objekte dorthin übertragen — am besten im Vollabgleich.
3. Einlesen: das ZIP-Archiv aus dem Ordner laden und in die neue Software importieren.

In Propstack verbinden Sie Portale und die eigene Website auf demselben Weg — und genau den nutzen Sie für den Umzug. Die Propstack-Hilfe beschreibt jedes Feld konkret, bis zu dem Hinweis, beim Host nur die Domain einzutragen.

1. Öffnen Sie Verwaltung › Portale › + Portal hinzufügen und wählen Sie FTP nach OpenImmo-Standard.
2. Tragen Sie Host, Benutzername und Passwort Ihres FTP-Zugangs ein. Beim Host genügt die Domain, etwa ftp.example.com — ohne „ftp://“ davor. Der Port ist 21, den Namen des Portals wählen Sie frei.
3. Schalten Sie die Option aus, Bilder als URL mitzuschicken — dann reisen die Bilder als Dateien mit.
4. Starten Sie die Übertragung: Export, die Kachel des neuen Portals, alle Immobilien auswählen, Exportieren, als Modus Vollabgleich, dann Übertragung starten.

Den Export über das Drei-Punkte-Menü der Objektübersicht gibt es auch; dabei gehen Bilder aber als Links mit. Für einen Umzug ist die Portalübertragung deshalb der sicherere Weg.

onOffice enterprise bringt fertige Schnittstellen für viele Portale mit und dazu freie Schnittstellen für jedes Ziel, das nicht in der Liste steht. Übertragen wird per SFTP oder per unverschlüsseltem FTP; FTP mit TLS unterstützt onOffice nicht.

1. Öffnen Sie Extras › Einstellungen › Grundeinstellungen, Reiter Portale, und fügen Sie über das Plus-Symbol ein Portal hinzu.
2. Suchen Sie nach freie Portalschnittstelle und fügen Sie den Eintrag hinzu. Die Nummern 5, 33 und 61 bis 65 sind auf ImmobilienScout24 festgelegt und passen für Ihr Ziel nicht.
3. Tragen Sie die Zugangsdaten ein und wählen Sie das Übertragungsformat; eine Anbieternummer darf keinen Schrägstrich enthalten. Beim Speichern prüft onOffice, ob die Anmeldung klappt.
4. Legen Sie in den erweiterten Einstellungen fest, wie Bilder übertragen werden, setzen Sie das Häkchen bei Aktiv und speichern Sie.
5. Das Portal steht jetzt bei jeder Immobilie im Reiter Vermarktung zur Auswahl. Wie Sie den ganzen Bestand in einem Zug übertragen, klären Sie am besten mit dem onOffice-Support.

Für FLOWFACT Performer ist der Weg öffentlich beschrieben. Die Übertragung lässt sich als ZIP-Archiv und in einer wählbaren OpenImmo-Version einstellen — beides kommt Ihnen beim Umzug zugute.

1. Öffnen Sie die Administration, dann Grundeinstellungen und die Registerkarte Portalverwaltung, und wählen Sie Portal anlegen/bearbeiten.
2. Klicken Sie im Assistenten auf Weiter, in Schritt 2 auf neue Schnittstelle anlegen und wählen Sie OpenImmo.
3. Geben Sie dem Ziel einen Namen und tragen Sie die Zugangsdaten Ihres FTP-Zugangs ein.
4. Übertragen Sie im Vollabgleich, als ZIP-Archiv und in der neuesten OpenImmo-Version, die angeboten wird.

Die Anleitung für das aktuelle FLOWFACT CRM steht im FLOWFACT-Serviceportal, das nur angemeldeten Kunden offensteht. Fragen Sie dort nach der Portalübertragung per OpenImmo auf ein eigenes Ziel.

Wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren müssen, steht im Leitfaden DSGVO für Immobilienmakler.

Das ZIP-Archiv enthält personenbezogene Daten: die Ansprechpartner, oft auch Angaben zu Eigentümern. Behandeln Sie es wie eine Akte:

• Übertragen Sie verschlüsselt, wo das Programm es anbietet — onOffice etwa per SFTP.
• Legen Sie für den Umzug einen eigenen Ordner an, auf den niemand sonst Zugriff hat.
• Löschen Sie das Archiv vom FTP-Zugang und von Ihrem Rechner, sobald der Import geprüft ist.
• Entfernen Sie danach das Umzugsportal im alten Programm, damit nichts mehr dorthin geschickt wird.

Was ein Maklerbüro sonst für den Datenschutz braucht, steht im Leitfaden DSGVO für Immobilienmakler.

• Zugang zum alten Programm läuft bis nach dem Import
• FTP- oder SFTP-Zugang mit eigenem Ordner ist bereit
• Testübertragung mit einem Objekt: Bilder, Grundrisse, Energieausweis angekommen?
• Vollabgleich aller Objekte, auch der verkauften, die Sie noch brauchen
• Bilder und Dokumente als Dateien, nicht als Links
• Kontakte, Aufgaben und Verlauf getrennt gesichert
• Stichproben nach dem Import: Preise, Flächen, Bilder, Ansprechpartner
• Archiv gelöscht, Umzugsportal im alten Programm entfernt